Vertriebseffizienz stellt für Unternehmen einen zentralen Wettbewerbsvorteil dar. Diesen Zusammenhang haben viele Unternehmen – gerade im Mittelstand -noch nicht verinnerlicht. Wie kann die Effizienz erhöht werden und was können Unternehmen von Spitzenvertrieben lernen?
In einem Fünftel der Unternehmen gibt es noch immer keine gesetzten Ziele für die Effizienzsteigerung der Vertriebsmannschaft. Damit bleibt unerkanntes Potenzial der Mitarbeiter brach liegen. 25 bis 30 Prozent potenzielle Effizienzsteigerung geht verloren. Nur elf Prozent ihrer Zeit verbringen Verkäufer mit aktivem Verkaufen, nur neun Prozent mit der Neukundenakquise (Quelle: Proudfoot Vertriebsstudie 2006). Die meiste Zeit wird mit Verwaltungstätigkeiten und Innendienstaufgaben verbracht. Das hat zwei Gründe: Einerseits stimmt die Organisation nicht, das heisst die Aufgabenverteilung zwischen Aussendienst und Innendienst ist nicht transparent. Andererseits laden sich manche Verkäufer diese Aufgaben auf den Schreibtisch, um dem direkten Kontakt mit den Kunden auszuweichen. Auf diese Art gewachsene vertriebliche Strukturen und Handlungsweisen werden dann meist nicht mehr in Frage gestellt. Mangelnde Flexibilität und Ineffizienzen sind die zwangsläufige Folge.
Viele Vertriebsmitarbeiter gehen trotz des hohen Arbeitszeitanteils im Büro ungenügend vorbereitet in den Kundenkontakt. Im Vorfeld klar definierte und mit dem Innendienst sauber vernetzte Vertriebsprozesse fehlen. Das trägt Unsicherheit ins Kundengespräch und kann nur bei ausserordentlicher Verkäuferpersönlichkeit aufgefangen werden. Schulungen – vor allem in Verkaufstechniken – können Potenziale heben und Defizite auffangen.
Vertriebserfolg durch gutes Netzwerk im Unternehmen
Ein erfolgreicher Vertrieb benötigt auch ein gutes Netzwerk im Unternehmen. Klare Aufgabenteilung und –definition sind unerlässlich. Führungskräfte haben die Aufgabe, den Vertriebsprozess klar auszuformulieren, so dass der Innendienst administrative Aufgaben erledigt, Kundenanfragen bearbeitet und den Aussendienst tatsächlich unterstützt. Gerade bei der Vorbereitung des Kundentermins – eine typische Schwachstelle im Vertrieb – kann ein starker Innendienst unterstützend zuarbeiten.
Die Untersuchungen des Deutschen Instituts für Vertriebskompetenz und seiner Berater untermauern die These, dass nachhaltiger Vertriebserfolg immer auf dem Zusammenspiel zwischen dem Faktor Mensch und der Organisation im Unternehmen basiert. Ein exzellenter Vertrieb ist der Garant für die Wettbewerbsvorteile von morgen.
Was bedeutet dies für die Vertriebsverantwortlichen, die Führungskräfte und die Mitarbeiter eines Unternehmens? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, dass die Unternehmen und Mitarbeiter von einer Leistungs- und Vertriebsentwicklung profitieren, die sich messbar in steigenden Verkaufszahlen niederschlägt? Um diese Voraussetzungen zu klären gibt es mittlerweile im auch im Vertrieb ein systematisiertes Verfahren, das Vertriebsaudit.
Als Audit (lateinisch audire, hören; audit, er/sie/es hört; auch als Anhörung übersetzt) werden allgemein Untersuchungsverfahren bezeichnet, die dazu dienen, Prozesse hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien zu bewerten. Dies erfolgt häufig im Rahmen eines Qualitätsmanagements.
Das Vertriebsaudit ist eine systematische Einschätzung (Untersuchung) von Kompetenzen, Potentialen, Strukturen und Rahmenbedingungen des Vertriebs im Hinblick auf den strategischen Erfolg des Unternehmens.
Ziele eines Vertriebsaudits
Bei einem Vertriebsaudit handelt es sich nicht um ein Instrument der Eignungsdiagnostik, sondern um einen Prozess, bei dem verschiedene Instrumente oder Tools eingesetzt werden können, je nachdem, welche Ergebnisse das Audit hervorbringt. Dieser Prozess beginnt mit der gründlichen Analyse der Ist-Situation. Ziele sind die objektive Bestandsaufnahme als Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zur Steigerung der Vertriebseffizienz.
Das Vertriebsaudit wurde in Deutschland als Erhebungsverfahren und als Bewertungs- und Informationsinstrument für die Geschäftsleitung entwickelt. In den vergangenen Jahren wurden die Audits in Form von Interviews durchgeführt und durch Fragebögen unterstützt und validiert. Das Deutsche Institut für Vertriebskompetenz hat ein innovatives Online-Verfahren entwickelt, das die Erhebung in einer 360 Grad Erhebungs-Systematik vornimmt.
Bewährt hat sich das Vertriebsaudit 360 bei Kunden insbesondere im Zuge von
- Strategischen Neuausrichtungen
- Einem Wechsel in der Vertriebsleitung / Geschäftsführung
- Unternehmensfusionen
- Umstrukturierungen
- der Erarbeitung von Wachstumsstrategien
In derartigen Situationen tragen Vertriebsaudits zur besseren Auftragsklarheit, Vertriebsplanung und Steuerung bei, und setzen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Gang.
Als besonders interessant haben sich in den Praxisfällen auch die zum Teil unterschiedlichen Bewertungen gleicher Vertriebsdimensionen durch die verschiedenen Hierarchien erwiesen. Immer wenn die Geschäftsleitung oder der Vertriebsleiter oder gar die Vertriebsmitarbeiter eine sehr konträre Einschätzung auf einen Punkt hatten, wurden diese mit höchster Priorität bearbeitet.
Besonders bewährt hat sich die Methodik in mittelständischen Unternehmen mit Aussendienstorganisationen, die einerseits sehr produkt– und techniklastig unterwegs sind. Hier sind Organisationen oft quantitativ gewachsen, nicht aber qualitativ. Der Vertrieb ist dort mit Fachexperten mit „vertrieblichen Talenten“ besetzt, dort führt das Audit zu einer weiteren Professionalisierung des Vertriebes.
